PRESTATION D’ASSISTANTE ADMINISTRATIVE / OFFICE MANAGER

Article 1 – Objet

Les présentes Conditions Générales de Prestation (CGP) ont pour objet de définir les conditions dans lesquelles le Prestataire fournit des services d’assistance administrative au Client. « LES CLAYES DU SECRETARIAT », entreprise sous le statut Entreprise Individuelle sis 2 rue des Arzillières 77410 CLAYE SOUILLY sous le numéro de Siret 947 871 489 000 11 et représenté par Mme Karine RATHELOT-LAUNAY.

Toute commande implique l’acceptation pleine et entière des présentes CGP.

Cette acceptation peut résulter notamment :

  • De la signature du devis
  • De la validation écrite (email ou message)
  • Du règlement total ou partiel d’une facture
  • Ou de tout commencement d’exécution de la prestation à la demande du Client

Article 2 – Prestations

Le Prestataire propose des services d’assistance administrative, incluant notamment :

Administration

  • Numérisation, classement et archivage des documents (format numérique ou papier)
  • Gestion du courrier et des emails
  • Gestion administrative des contrats (téléphonie, assurances, abonnements, etc.)

Comptabilité (hors expertise comptable)

  • Préparation et organisation des pièces comptables à destination de l’expert-comptable
  • Gestion des notes de frais
  • Suivi des encaissements et relances clients
  • Suivi des paiements fournisseurs
  • Suivi des dépenses
  • Calcul et pointage des commissions

Administration des ventes

  • Établissement de devis et factures
  • Mise à jour des bases de données
  • Gestion et mise à jour de CRM

Ressources humaines (hors conseil juridique et social)

  • Gestion administrative des dossiers du personnel
  • Suivi des congés, absences et arrêts
  • Gestion administrative de fin de contrat

Audit administratif

  • Analyse et organisation des procédures administratives
  • Recommandations d’amélioration et d’optimisation

Les prestations sont réalisées sur la base des informations et documents fournis par le Client.

Les prestations réalisées par le Prestataire sont des prestations de support administratif. Elles ne se substituent en aucun cas aux obligations légales du Client ni aux missions de ses conseils habituels (expert-comptable, avocat, etc.).

Article 3 – Lieux

Les prestations seront réalisées soit dans les locaux de la société « LES CLAYES DU SECRETARIAT » ou les locaux du client ce qui pourra engendrer des frais supplémentaires de déplacements.

Article 4 – Devis et commande

Toute prestation fait l’objet d’un devis préalable, sauf accord contraire entre les Parties.

La commande est réputée validée dès lors que le Client a manifesté son accord par tout moyen, notamment :

  • Signature du devis ;
  • Validation écrite (email ou message) ;
  • Règlement total ou partiel d’une facture, notamment en l’absence de devis préalable
  • ou demande expresse de commencement d’exécution de la prestation.

Toute validation de commande emporte acceptation sans réserve des présentes Conditions Générales de Prestation. Les tarifs des prestations sont ceux indiqués exclusivement sur le devis signé par le client et ne seront pas soumis au taux de TVA selon l’article 293 B du Code Général des Impôts au jour du devis. « LES CLAYES DU SECRETARIAT » s’accorde le droit de modifier ses tarifs à tout moment en accord avec le client et sans délai de prévenance. Le client peut demander des modifications. Le devis sera transmis au client par mail, par courrier ou en main propre.

Article 5 – Obligations du Client

Le Client s’engage à :

  • Fournir des informations exactes, complètes et à jour ;
  • Transmettre les documents nécessaires dans des délais compatibles avec la mission
  • Vérifier et valider les travaux réalisés ;
  • Garantir la conformité des données transmises, notamment au regard de la réglementation applicable
  • Demeurer seul responsable des décisions prises sur la base des prestations réalisées.

Article 6 – Accès au outils et données

Dans le cadre de ses missions, le Prestataire peut être amené à accéder aux outils, logiciels ou comptes du Client, y compris aux interfaces bancaires.

Le Prestataire agit exclusivement sur instruction du Client, dans les limites des accès qui lui sont fournis, et ne dispose d’aucun pouvoir de décision autonome.

Le Client demeure seul responsable :

  • Des accès fournis au Prestataire ;
  • De la sécurité et de la confidentialité de ses identifiants (notamment bancaires) ;
  • De la validation des opérations réalisées.

Le Prestataire ne pourra être tenu responsable en cas d’utilisation frauduleuse des accès ou d’erreurs résultant des outils du Client, sauf faute prouvée de sa part.

Article 7 – Traitement des données et calculs

Les calculs, pointages et traitements réalisés par le Prestataire le sont sur la base des informations transmises par le Client.

Le Prestataire ne saurait être tenu responsable des erreurs résultantes :

  • De données erronées, incomplètes ou tardives ;
  • D’instructions imprécises ou non validées.

Le Client s’engage à vérifier les résultats avant toute utilisation.

Clause sur le calcul des commissions

Traitement des données financières et calculs

Le Prestataire réalise les opérations de pointage, de vérification et de calcul des commissions sur la base des informations fournies par le Client.

Le Prestataire ne saurait être tenu responsable des erreurs résultantes :

  • De données inexactes, incomplètes ou tardivement transmises ;
  • De règles de calcul non définies ou imprécises.

Le Client s’engage à vérifier et valider les résultats fournis avant toute utilisation ou paiement.

Le Prestataire n’est tenu qu’à une obligation de moyens et non de résultat.

Article 8 – Validation des prestations

Toute prestation ou livrable transmis devra être vérifié par le Client.

À défaut de contestation dans un délai de 7 jours, les éléments sont réputés validés.

Aucune responsabilité ne pourra être engagée après validation.

Article 9 – Confidentialité et responsabilité

Les obligations relatives à la confidentialité des informations échangées et responsabilités entre les Parties sont définies dans un accord de confidentialité (NDA) signé entre les Parties.

Article 10 – Données personnelles

Les modalités de ce traitement sont définies dans un accord de traitement des données (DPA) signé entre les Parties.

Article 11 – Cas de force majeur / juridiction

« LES CLAYES DU SECRETARIAT » ne pourra être mise en demeure si la non-exécution ou le retard de l’exécution découle d’un cas de force majeur art 1148 du Code Civil.

Tout litige relatif à l’interprétation et à l’exécution d’un devis conclu avec « LES CLAYES DU SECRETARIAT » sera de la compétence du Tribunal de Commerce.

Article 12 – Conditions financières

Les prestations sont facturées selon le tarif convenu dans le devis ou communiqué au Client.

Les factures sont payables à réception, par virement, sauf mention contraire.

Tout retard de paiement entraînera, de plein droit et sans mise en demeure préalable :

  • Des pénalités de retard calculées au taux légal en vigueur ;
  • Une indemnité forfaitaire de recouvrement de 40 euros, conformément à la réglementation.

Le Prestataire se réserve le droit de suspendre les prestations en cas de non-paiement.

Article 13 – Propriété intellectuelle

Le Prestataire conserve l’ensemble des droits de propriété intellectuelle sur les outils, méthodes, documents, modèles et supports qu’il développe ou utilise dans le cadre de ses prestations.

Le Client dispose d’un droit d’utilisation des livrables fournis pour ses besoins propres, à l’exclusion de toute reproduction, diffusion ou exploitation commerciale sans l’accord préalable du Prestataire.

Toute cession de droits devra faire l’objet d’un accord écrit spécifique.

Article 14 – Résiliation

Chacune des parties peut mettre fin à la collaboration à tout moment, sous réserve de respecter un préavis de quinze (15) jours calendaires, notifié par écrit (email ou courrier).

Les prestations réalisées jusqu’à la date effective de fin de contrat restent dues et seront facturées au prorata.

En cas de manquement grave de l’une des parties à ses obligations, notamment en cas de non-paiement, non-respect des engagements contractuels, atteinte à la confidentialité ou comportement abusif, la résiliation pourra intervenir de plein droit, sans prévis, notifié par écrit (email ou courrier).

Article 15 – Droit applicable

Le présent accord est régi par le droit français